40مدير (سرپرست) كاروان در ارتباطات و تبادل اطلاعات با خارج از كاروان نقش اصلى را ايفا مىكند. دريافت اطلاعات و دستورالعملها و مقررات از مديران سازمان حج و زيارت و اجرايى كردن آنها و نيز دادن گزارش عملكرد از اجراى برنامههاى كاروان به آنها، همچنين، تعامل با افراد، نهادها، سازمانهاى ديگر براى انجام امور خدماتى، ادارى و حقوقى زائرين به عهده مدير كاروان مىباشد.
5- برنامه ريزى
برنامهريزى يكى از كاركردها و اصول مديريت و از مهمترين آنهاست.
برنامهريزى نقشه عملياتى سازمان است و جهت گيرى و رفتار مديريت و كاركنان را تعيين مىكند و زمينه هماهنگى، كنترل و نظارت را براى دستيابى به اهداف مورد نظر فراهم مىسازد. به بيان ديگر «برنامهريزى فراگرد تعيين هدفها و تدارك اقدامات و وسايلى است كه تحقق هدفها را ميسر مىسازد».
برنامه ريزى شامل مراحل زير است:
1) هدفگذارى: تعيين هدفها به عنوان نتايج مطلوبى كه رفتار سازمان را هدايت مىكند.
2) پيشنگرى: بررسى و پيش بينى منابع و امكانات براى تحقق هدفها.
3) بودجهبندى: تشخيص ميزان تخصيص منابع سازمانى به هدفهاى خاص
4) تعيين خط مشىها: رهنمود كلى براى اجراى برنامهها و نحوه رفتار اعضاى سازمان
در فصل بعد برنامهريزى و ابعاد آن را بيشتر مورد بررسى قرار خواهيم داد.
6- سازماندهى
رسيدن به اهداف و مقاصد هر سازمان يا مؤسسه مستلزم آن است كه طرح يا الگويى ايجاد شود كه مجموعه امور سازمان را به اجزاى قابل اجرا تقسيم كند، به طورى كه در آن وظايف افراد و گروهها و حدود اختيارات