113) ثبت و سفارش كالا از شركتهاى طرف قرارداد
مسئولين واحد تداركات هريك ازستادهاى اصلى مكه مكرمه و مدينه منوره براساس برنامه تفويجى كه از حوزه معاونت حج وعمره و موسسه عمره سعادت در اختيارشان قرار مى گيرد اقدام به صدور سفارش حمل و تحويل كالا در درب هتل را صادر مى‌نمايند كه يك نسخه از حواله درخواستى از طريق مسئول تداركات منطقه در اختيار انباردار هتل مربوطه قرارداده مى شود. تا ضمن اطلاع از اقلام سفارشى هماهنگى لازم و فضاسازى مناسب براى تحويل كالا را پيشاپيش بعمل آورده باشد. لازم به ذكر است چنانچه حواله صادره باتوجه به موجودى كالا در انبار نياز نبود دراين خصوص با مسئول تداركات منطقه سريعاً هماهنگى لازم بعمل آورده و تمام مراحل آنرا ثبت و يادادشت نمائيد و در برنامه پيگيرى روزانه خود داشته باشيد.
4) توزيع كالاى سفارش شده واحد تداركات در انبارهاى هتلها
قبل ازتشريح توزيع كالاها،لازم است منابع ورود كالاها به انبار را به اختصار بيان نمائيم:
از طريق خريدهاى داخلى (خريد از ايران): اين نوع كالاها در مقابل قرارداد خريد كميسيون داخلى در كشور خريدارى و براساس مفاد تفاهم نامه و قرارداد منعقده پس ازطى روال قانونى به عربستان ارسال و توسط شركت يا شركتهاى هم پيمان طرف ايرانى ترخيص، بارگيرى، دپو، و براساس ثبت سفارش واحد تداركات مطابق با فرمتها و برنامه هاى هماهنگ توزيع و تخليه مى شوند.
از طريق خريد هاى خارجى خريد از خارج از كشور مستلزم طى مراحل خاصى است كه در عمليات تأمين و تداركات عمره عمده اين خريدها براساس مناقصه اى كه توسط دفتر نمايندگى سازمان در عربستان در روزنامه هاى كثير الانتشار بصورت اطلاعيه به اطلاع شركتهاى داوطلب متقاضى رسانده مى شود و با توجه به