4210. ايجاد زمينه لازم براى حضور مدير ايرانى هتل در اولين جلسه كاروان جهت ارائه توصيهها و تذكرات لازم به زائران.
11. تأكيد به زائران در همراه داشتن كارت شناسايى و كارت هتل در تمام طول مدت اقامت در مدينه منوره و مكه مكرمه.
12. تكميل فرم آمار و اطلاعات زائران و ارائه به مدير ثابت هتل.
13. تحويلدادن گذرنامههاى زائران با درج تعداد گذرنامههاى تحويلى به مدير سعودى و دريافت رسيد.
14. تحويل دفتر تلفن به مدير ثابت هتل و گرفتن زمان شيفت تلفن توسط مدير و معاون راهنما از وى.
15. دريافت فرم اطلاعات توسط مدير ثابت هتل كه در آن تاريخ زيارت دوره، برگزارى جلسات گروه، ساعت و روز حركت به مكه، تاريخ جلسه مديران راهنما درج شده باشد و همچنين دريافت فرمهاى اطلاعرسانى هماهنگ و فرم نظرخواهى از مدير راهنما و ... (اطلاعات در دو نسخه تهيه و يك نسخه پس از امضا مدير راهنما بايگانى شود).
16. رعايت اصول اطلاعرسانى هماهنگ و عدم پراكندگى در نصب اعلاميهها در مكانهاى مختلف هتل.
17. جمعآورى و هدايت زائران جهت زيارت اول با هماهنگى روحانى و عدم استفاده از بلندگو در بينالحرمين.
18. تأكيد بر حضور به موقع كليه زائران در هتل به ويژه خواهران و كنترل حضور آنان از طريق هماتاقىها و مسئولان.
19. حضور در ستاد و اعلام ورود صورتجلسه پروازى.