37مقرر شده است كه مديران كاروانهاى 100 و 120 نفره، يكنفر و 140 و 160 نفره، دو نفر و 180 و 200 نفره، سه نفر از عوامل خدماتى كاروان؛ شامل كمك آشپز دستيار دوم و مأمورين پذيرايى را از بين افرادى انتخاب و معرفى نمايند كه سال اول تشرف آنان بوده و لزوماً ويژگيهايى چون سابقۀ رزمندگى (لااقل سه ماه به گواهى معتبر).
جانبازى (با گواهى بنياد جانبازان). آزادگى و يا وابستگى خانوادگى به شهداى معظم (شامل: پدر، مادر، برادر، خواهر، فرزند و همسر شهيد) را داشته باشند. البته داشتن ساير شرايط و ضوابط براى افراد منتخب (از جمله داشتن شرط تأهل براى همسر شهيد) ضرورى است و مسئوليت نظارت بر حسن اجراى اين مصوبه بر عهده مديران محترم دفاتر حج و زيارت خواهد بود.
تذكر: با توجه به شرايط و ويژگيهاى كاروان در حج و ضرورت ارائه خدمات مناسب به زائران عزيز و لزوم همراهى كادر با مدير كاروان، به ويژه در مواقع بحرانى؛ از قبيل نياز به افراد مطلع و كارآمد در اخذ و هدايت اتوبوسها و ... و نيز با عنايت به تجارب سنوات گذشته، انتخاب افراد جديد بيش از حد به عنوان كادر كاروان دور از احتياط بوده واحتمال ايجاد اشكال در اجراى مناسك حجاج را بالا مى‌برد لذا مديران كاروانها حداكثر يك نفر بيش از تعداد مذكور مى‌توانند نيروى جديد معرفى نمايند و انتخاب بيش از آن مجوزى ندارد.
12 - تعداد خويشاوند نسبى و سببى مدير: مدير كاروان مى‌تواند فقط دو نفر از خويشاوندان نسبى و سببى خود را جهت كادر خدماتى