287مفاد قرارداد موجود و رسيدگى به جزييات مورد نظر طرفين. در اين نشست تعداد صندلى سربسته و روباز مورد نياز براى مشاعر و تعداد شركتهاى تأمين كننده صندليها تعيين مىگردد. آنگاه زمان بندى خاصى براى دريافت بليت و برگههاى موسوم به «اعتماد» و دستور العمل شرايط اضطرارى و چگونگى گسيل كردن اتوبوسها در مسير مكه و مشاعر مشخص و مكتوب مىشود.
3. سپس كار توزيع «اعتمادها» ميان شركتهاى تحت پوشش «نقابه» كه عمليات انتقال حجاج را به عهده دارند، شروع مى شود. در اين مرحله، كل صندلىهاى مورد توافق ميان مجموعه شركتهاى فوق تقسيم مىشود. بر اين مبناست كه نقابه به هر شركت پس از تعيين سهميهاش دستور مىدهد كه بليت مسيرهاى مشاعر را صادر نمايد.
4. با پيگيرى ستاد حج، از طريق موسسه مطوفين حجاج ايران، بليتهاى صادر شده تحويل كاروانها مىشود و مديران هم اتوبوسهاى خود را همانطور كه شرح داديم، تحويل مىگيرند و در اختيار زائران مىگذارند. اين بليتها دسته بندى شدهاند و از طريق شبكه مسؤولان مناطق كه به عنوان نماينده سازمان حج فعاليت دارند، ميان مديران مستقر در هر منطقه از شهر مكه توزيع مىگردد.
در اينجا درباره توزيع اتوبوسهاى موجود در ميان كاروانهاى حج ايرانى، جا دارد به برخى از موانع و محدوديتها در زمينه محاسبات مربوط اشاره كنيم:
همان طور كه پيشتر آورديم، مديريت عمليات تخصيص اتوبوس، حاصل يك برنامه رايانهاى، با توجه به متغيرهاى فراوان مانند تعداد كاروانها، ظريفت آنها و تركيب زن و مرد در هر كاروان و ظرفيت اتوبوسهاى موجود است. هدف از طراحى و اجراى اين برنامه نيز اين است كه از همه ظرفيت صندليهاى اتوبوسها استفاده بهينه شود. طبيعى است اين برنامه بايد به وسيله متخصصان مسلط و مجرب رايانه در امر حج، به اجرا درآيد. به هر حال امروز با بهرهگيرى از رايانه و تكيه به تجربههاى پيشين، عمده كار تقسيم اتوبوسهاى مشاعر به طور مكانيزه انجام مىشود.
عوامل متغير فوق به اين صورت است كه زائران در كاروانهاى 100 تا 220 نفرى