57گفتنى است براى صدور اين گذرنامهها مدت زيادى صرف مىشد؛ زيرا سازمان اوقاف گذرنامهها را از هر شهر به سفارت عربستان سعودى در تهران مىفرستاد تا براى صاحبان آنها رواديد صادر گردد.
بهجز اين، براى هر زائر اعلاميهورود به خاك عربستان نيز صادر مىشد. اعلاميه ورود، برگهاى بود كه بايد هر فرد در كليه سفرهاى بينالمللى، آن را هنگام ورود به خاك كشور مقصد تكميل كند و همراه گذرنامه خود به مأموران پليس گذرنامه آن كشور ارائه دهد. اعلاميه ورود، همراه با گذرنامه بهوسيله مباشران كاروانها به دست زائر مىرسيد. 1
درسال 1351ه.ش طبق يك قرارداد رسمى بين سازمان اوقاف و شركت سهامى بيمه ايران، زائران در تمام طول سفر تا لحظه برگشت به وطن، اگر به هر علتى فوت مىكردند يا دچار حادثهاى مىشدند، خودشان يا وراثان آنها مىتوانستند از سرمايه بيمه استفاده كنند. 2
خوراك، مسكن، وضع ظاهر و بار
براى تأمين غذاى مورد نياز زائران در طول سفر، برنامههاى غذايى با مشورت كارشناسان تغذيه سازمان اوقاف تهيه مىشد. براى رعايت بهداشت و اصول تغذيه، پزشكان كاروانها نيز موظف بودند بر جزئيات فرايند تغذيه زائران، از تهيه مواد و پخت غذا گرفته تا شستوشوى ظروف و نگهدارى مواد غذايى، نظارت دقيق و كامل داشته باشند. 3
مباشران طبق قرارداد موظف بودند، براساس برنامه غذايى سازمان