156همينطور در هنگام بروز مشكلات براى زائرين، مدير بايد با تسلط بر قوانين و مقررات حتى الامكان نسبت به رفع مشكل اقدام نمايد. به عنوان مثال اگر براى يكى از زائرين در فرودگاه كشور ميزبان مشكل تشابه اسمى پيش آيد مدير وقتى مىتواند به او كمك كند كه به دستور العمل سازمان مبنى بر «بودن مدير يا معاون كاروان در كنار زائرين تا آخرين نفر» آگاهى داشته و به آن عمل كرده باشد و همين طور مراحل بعدى كار را بداند تا بتواند به زائرش كمك كند. بنابراين لازم است مدير و سرپرست گروه با مطالعه دقيق دستور العملها و آيين نامههاى سازمان در خصوص گروه تحت سرپرستى خود آگاهىهاى لازم را كسب نمايد و با مرور مراحل مختلف سفر و شناسايى سازمانها و نهادهاى داخل و خارج از كشور كه در طول سفر ممكن است با آنان سر و كار داشته باشد و نحوه تعامل با آنها، حدود اختيارات و وظايف خود را مشخص نمايد. تا در مواقع لزوم بتواند آنچه را لازم است انجام دهد.
6- ضرورت به روز بودن نسبت به ضوابط و مقررات
پويايى سازمان حج و زيارت و تغييرات محيط تعاملى آن، همچنين تنوع وظايف و مأموريتهاى سازمان موجب مىشود كه ضوابط و مقررات سازمان دائماً در حال تغيير باشد. اين تغييرات به خصوص در زمينه امور اجرايى و روشهاى تعامل با دستگاهها و نهادهاى داخلى و خارجى است كه در امور اجرايى حج و زيارت با سازمان مشاركت و همكارى دارند و لازم است سرپرستان و مديران اجرايى در هر مأموريتى از آخرين دستور العملها و ضوابط كارى مربوطه مطلع باشد و اطلاعات خود را به روز نگه دارند. اين امر امروزه با توجه به امكانات و فن آورىهاى پيشرفته اطلاعاتى به سادگى ميسر است. تا جايى كه مدير مىتواند به وسيله تلفن همراه خود آخرين اخبار و اطلاعات لازم را در خصوص شرايط مأموريت خود به دست آورد. و اين لازمه كار مديريت مىباشد. در واقع افزايش آگاهى و اطلاعات، موجب قدرت مديريت است و بالعكس عدم آگاهى و اطلاعات لازم در خصوص جنبههاى مختلف كارى باعث تضعيف مديريت مىشود. امروزه سايتهاى خبرى و آموزشى سازمان حج و زيارت و سازمانها و نهادهاى مرتبط همه فعال و به روز مىباشند و اعضا و كارگزاران خود را از آخرين اخبار