123- تهيّه و تنظيم صورتجلسات و مصوبات شورا و ثبت و نگهدارى مطلوب آن
4- پيگيرى‌هاى اجرايى جهت اجراى بموقع و مطلوب مصوبات شورا
5- تهيّه و تنظيم گزارش عملكرد شورا و ارسال آن به معاونت آموزش و پژوهش، پس از تأييد رييس شوراى فرهنگى كاروان.
6- ارتباط و تعامل مستمر با دفتر شوراهاى فرهنگى كاروان‌ها در ايران و مكّه و مدينه
تذكر: مسئوليت اجراى برنامه‌هاى فرهنگى كاروان مشتركاً برعهده رئيس و دبير شورا مى‌باشد كه از طريق شورا و با تعيين مسئول پيگيرى براى هريك از برنامه‌ها انجام مى‌شود.
نحوه تشكيل و اداره جلسات شورا
1 - جلسات شورا با اكثريت اعضا رسميت پيدا مى‌كند.
2 - اداره جلسه به عهده روحانى محترم كاروان است.
3 - مدير كاروان، دبيرى شورا را برعهده خواهد داشت.
4 - تصميم گيرى جلسات و مصوبات آن با اكثريت نسبى رأى حاضرين معتبر است.
5 - جلسات شورا در موسم حج هر هفته يكبار و در ايران، سه بار تشكيل مى‌شود.
6 - تصميم‌گيرى‌ها و مصوبات شورا فقط مربوط به همان كاروان و محل استقرار آنان مى‌باشد.