5824.اطلاع از تاريخ و ساعت سفر و اعلام آدرس و تلفن هتل محل استقرار مكه و مدينه.
25. ارتباط با زائرين در پرواز با رعايت حدود وظايف تيم پرواز و رفع مشكلات احتمالى با هم فكرى تيم پرواز
26. توجيه زائرين مبنى بر در دسترس داشتن گذرنامه، كارت واكسيناسيون و كارت شناسايى در فرودگاههاى مبدأ و مقصد.
2. رئوس فعاليتهاى مدير كاروان و عوامل اجرايى براى حركت از جده يا مدينه منوره به مكه مكرمه
1. تهيه مكانى براى استقرار زائر و نصب تابلوى كاروان.
2. ارتباط با ستاد مستقر در جده
3. تحويل اثاثيه و وسايل زائرين و انتقال به محل استقرار به وسيله عوامل كاروان با همكارى زائرين.
4. تهيه شام يا ناهار و پذيرايى زائرين از طريق ستاد مستقر در جده يا مدينه.
5. هماهنگى جهت حركت و سوار شدن در اتوبوس، تحويل اتوبوس و ارتباط با ستاد در خصوص حمل و نقل (سرعت عمل مدير و عوامل بسيار مهم است).
6. زائرين براى سوار شدن در اتوبوس بايد از قبل سازماندهى شده، افراد بايد تركيب اوليه شان مشخص و سرگروه هر اتوبوس به زائرين معرفى شده باشد (پيش بينى اين امر بايد در ايران و در جلسات آموزشى انجام گرفته باشد).
7. نظارت بر بارگيرى بارها در اتوبوسها و كنترل اتوبوسهاى تحويلى.