64خود، جهت اداره مؤثر هتل مربوطه و اسكان و پذيرايى زائرين عمرهگذار ايرانى به نحو احسن در مدت تعيين شده، زير نظر دفتر نمايندگى سازمان در مكه مكرمه، با رعايت كليه دستورالعملها و مقررات سازمان حج و زيارت.
حال بايد برنامه عملياتى اين كاروان طراحى شود.
1- قبل از سفر در ايران
1- 1 اهداف
1-1-1- انتخاب تعداد 12 نفر به عنوان عوامل براى سمتهاى معاون (1 نفر)، استقبال (1 نفر)، انباردار (1 نفر)، خانهدار (1 نفر)، مأمور پذيرايى (5 نفر)، آشپز (2 نفر)، مسئول امور فرهنگى (1 نفر) طبق ضوابط و پيگيرى كارهاى ادارى و پذيرش آنها و آماده نمودن آنان براى اعزام.
2-1-1- آگاهى كامل از وضعيت هتل محل مأموريت اعم از موقعيت محلى، ساختمان و تعداد طبقات و اتاقها، مديريت و عوامل بومى، تعهدات هتل، وضعيت رستوران، برنامه ورود و خروج زائران و... .
3-1-1- آگاهى از دستورالعملها و مقررات در زمينه موضوعات مربوط به تغذيه و تداركات حمل و نقل، شركتهاى مجرى و تعهدات آنها، نحوه تعامل با دفتر نمايندگى سازمان، بعثه مقام معظم رهبرى، مديران راهنما و غيره.
4-1-1- توجيه عوامل و تقسيم وظايف و مأموريتهاى آنها و جلب مشاركت آنان در برنامه ريزى و تأكيد بر رعايت مقررات و دستورالعملها.
اين اهداف ممكن است به هدفهاى كوچكترى شكسته شود و يا هدفهاى ديگرى در زمان اخذ حكم و انجام مأموريت مطرح باشد كه لازم است به آنها اضافه گردد.
2-1- پيش بينى عمليات
سرپرست كاروان در پيش بينى عمليات از بين روشهاى ذكر شده روش