53برنامهريزى در واقع طرح و نقشه رسيدن به وضع مطلوب از وضع موجود است. رسيدن به وضع مطلوب يعنى تحقق اهداف سازمان در بهترين شرايط ممكن. از آنجايى كه در استفاده از منابع انسانى و مادى محدوديتهايى وجود دارد و عوامل محيطى مانند شرايط اقتصادى، اجتماعى، سياسى و غيره در حال تغيير و غير قابل پيش بينى هستند، برنامه ريزى از اهميت ويژهاى برخوردار است.
1-2 فوايد برنامه ريزى
اهميت برنامه ريزى از آنجا ناشى مىشود كه بهوسيله آن مىتوان جهتگيرى صحيح تمام فعاليتهاى سازمان را تشخيص داد، رفتار مديريت و كاركنان را با آن مقايسه نمود و زمينه نظارت و كنترل را فراهم آورد.
برنامهها، مبانى لازم را براى كارگزينى، هماهنگى و هدايت رهبرى فراهم مىكنند و با مشخص كردن جوانب عملى و رفتارى فعاليتهاى سازمان (چه كسى، چرا، كجا، چه موقع، چگونه انجام دهد؟) ميزان بلاتكليفى را كاهش مىدهد.
برنامه ريزى تحت شرايط ثبات و اطمينان، نسبتاً آسان و احتمال اجراى آن بيشتر است ولى در شرايط تغيير و دگرگونى اجتماعى، اقتصادى، سياسى و فنى معمولاً دشوارتر مىشود.
مهمترين فوايد برنامه ريزى را مىتوان به طور خلاصه به صورت زير دستهبندى كرد.
1- زمينهدستيابى به اهداف سازمان را فراهم مىكند.
2- فعاليتهاى اجرايى سازمان را هدايت مىكند و موجب اجرايى شدن تصميمها مىشود.
3- برنامهريزى از هدر رفتن منابع و امكانات سازمان جلوگيرى مىكند، در نتيجه بهره ورى را افزايش مىدهد.
4- برنامهريزى رفتار اعضاى سازمان و استفاده صحيح از منابع و امكانات