351حج سال آينده از مدت‌ها قبل، برنامه‌ريزى و جلسه‌هاى مرتبى با آن‌ها دارند، تعجب مى‌كنند. آن‌ها اذعان دارند كه نحوه اجراى برنامه‌هاى ايران نسبت به ساير كشورها، ستودنى است. حتى گاه دست‌اندركاران سازمان حج و زيارت يك‌سال قبل از موسم حج، پيگيرى‌ها و برنامه‌ريزى‌هاى خود را آغاز كرده‌اند. حجم گستردۀ كار و ضرورت تأمين رفاه، آسايش و ارائۀ تسهيلات لازم به حجاج ايرانى نيازمند فعاليت‌هاى شبانه روزى است و به لطف خداوند در اين امور همواره پيشرفت‌هايى به دست آمده است. نكته‌اى كه بايد اينجا تأكيد كنم، بحث برنامه‌ريزى‌هاى مؤثر است. ما لحظه‌اى فارغ از برنامه‌ريزى و هماهنگى نيستيم. همكاران ما در طول اين سفر و قبل و بعد از آن پيوسته بر فعاليت كاروان‌ها، مديريت هتل‌ها و ساختمان‌هاى محل اسكان، امور رفاهى، تغذيه، خريد و سلامت مواد مصرفى زائران ايرانى نظارت دقيق دارند. ايران تنها كشورى است كه در طول سال در عربستان دفتر نمايندگى و ستاد فعال دارد و امور مربوط را پيگيرى مى‌كند. براى مثال در بخش حمل و نقل كه موضوع مهمى است، حدود دو هفته قبل از سفر، آخرين هماهنگى‌ها و توافقات يكبار ديگر مورد ارزيابى و كنترل قرار مى‌گيرد. در اين جلسه طرف‌هاى سعودى اذعان داشتند: شما تنها كشورى هستيد كه موضوع حمل و نقل را از ماه‌ها قبل از موسم حج، حل و فصل كرده‌ايد و اكنون نيز (حدود دو هفته قبل از آغاز سفر به مدينه) همه اجراييات را كنترل مى‌كنيد.
خوشبختانه بيش از (صلى الله عليه و آله)9 درصد زائران ايرانى در مركز شهر مدينه و نزديك حرم مطهر نبوى ساكن هستند. اين توفيق خداوند بوده است كه توانسته‌ايم با هماهنگى‌ها و برنامه‌ريزى‌هاى مؤثر، اين امر را از ماه‌ها قبل از سفر، تحقق ببخشيم.
برنامه‌ريزى‌هاى صحيح و دائم رو به اصلاح كه بخش عمده‌اى از آن، حاصل مطالعه و تحليل نظرسنجى‌ها است، ضرورت اصلاح ساختار ستادى را تعيين مى‌كند. سازمان حج و زيارت هر سال اين اصلاحات و تغييرات مؤثر را دارد. هدف ما هم سهولت در ارائه خدمات، افزايش بازدهى و كارآمدى، بالا بردن توان تصميم‌گيرى‌ها، افزايش اهرم‌هاى نظارتى و كنترلى و مراقبت هر چه بيشتر از نمودهاى عينىِ تصميم‌گيرى‌ها است. خوشبختانه توانستيم فاصله‌هاى مديريت تصميم‌گيرى و