343فرهنگى كاروان‌ها بوده و ميزان اهتمام شوراهاى فرهنگى نسبت به اجرايى كردن برنامه‌ها مورد توجه بعثه خواهد بود. از اين رو گزارش مكتوب اجراى هر برنامه با تأييد روحانى و مدير كاروان به دفتر معاونت آموزش و پژوهش بعثه در مكه و مدينه گزارش شود و دلايل عدم توفيق نيز كتباً ارائه گردد.
از برگزارى برنامه‌هايى كه در شوراى فرهنگى هر كاروان به تصويب رسيده ولى در طرح جامع فرهنگى ذكر نشده، گزارشى تهيه و به دفتر معاونت آموزش و پژوهش در مكه و مدينه ارائه شود.
با اعتماد و احترامى كه بعثه مقام معظم رهبرى به كليه اعضاى محترم شوراى فرهنگى و ديگر مجريان برنامه‌هاى فرهنگى دارد، محور ارزيابى فعاليت‌ها بر پايۀ‌روش «خودارزيابى» مى‌باشد كه بر اين اساس اعضاى محترم شوراهاى فرهنگى، نظر خود را نسبت به نحوه و كيفيت اجراى هر يك از برنامه‌ها از طريق فرم‌هاى ارزشيابى كه در اختيار شوراها گذاشته مى‌شود، اظهار مى‌دارند. بديهى است برآيند نظرات ارائه شده، مبناى داورى نسبت به نحوۀ اجراى برنامه‌ها بوده و در اصلاح و بهبود برنامه‌هاى سال‌هاى آينده مبناى عمل قرار مى‌گيرد.
شوراهاى فرهنگى، برنامه‌هاى بديع و ابتكارى و تجارب ارزندۀ خود را جهت بهره‌بردارى و تعميم به ساير كاروان‌ها به ضميمۀ گزارش عملكرد در اختيار معاونت آموزش و پژوهش قرار دهند.
تهيه عكس و فيلم از نمونه فعاليت‌ها، برگزارى جلسات و اجراى برنامه‌ها و ارسال يك نسخه از آن‌ها، تأثير مثبتى در ارزيابى عملكرد شوراها دارد.
از آنجا كه حج، تمرين زندگى ديندارانه و الهى است، فراهم آوردن زمينۀ بقا و استمرار دستاوردهاى معنوى حج امرى ضرورى است. حفظ ارتباط صميمى و برادرانه ميان عموم زائران و اعضاى شوراها بعد از موسم حج به عنوان راهكار استمرار دستاوردها لازم است. از اين رو شوراها با مشورت و همفكرى،راهكارهاى تعامل مستمر اعضاى كاروان را پس از پايان موسم به‌ويژه از طريق تشكيل گروه ارشاد در ايران شناسايى و اجرايى كنند.