63روابط عمومى سازمان، تاريخ تعيين شده را به دفتر نمايندگى در جده ابلاغ مىنمايد، دفتر نمايندگى سركنسولگرى جده را مطلع مىكند تا جهت ورود هيأت از سالن تشريفات مكاتبات لازم را انجام دهد. و نيز به سفارت ايران در رياض، تاريخ ورود هيأت گزارش داده مىشود تا در سالن تشريفات هنگام ورود هيأت سفير جمهورى اسلامى ايران در عربستان حضور يابد و در جلسات هم معمولاً سفير ايران شركت مىكند.
سركنسولگرى افزون بر آگاه ساختن مسؤولان تشريفات وزارت خارجه، جهت همآهنگ نمودن سالن تشريفات، ورود هيأت را به مسؤولان وزارت حج اطلاع مىدهد تا نمايندگان وزير حج در فرودگاه از آقايان استقبال كنند.
هيأت در برخى از ملاقاتها به خاطر ضرورت و اهميت ملاقات، با پرواز خصوصى به جده وارد مىشوند. در اين صورت پروازهاى خصوصى كشورها فقط در فرودگاهى در كنار فرودگاه سعودى بنام (عربسكو) به زمين مىنشيند و اعضاى هيأت از آن سالن وارد و يا خارج مىشوند. اما اگر با پروازهاى عمومى به عربستان وارد شوند، ميهمانان را از سالن تنفيذى (سالن تشريفات) طبقۀ اول فرودگاه داخلى سعودى استقبال مىكنند.
پس از استقبال آقايان، اعضاى هيأت را به قصرالمؤتمرات (لب دريا به نام كورنيش) مىبرند و آنجا پذيرايى مىكنند. هيأت در طول مدت اقامت خود، ميهمان كشور عربستان سعودى است.
و در پايان مراسم، اعضاى هيأت را به مكۀ مكرمه و مدينۀ منوره