42بيمارستان و تحت درمان قرار دادن او، به دفتر ستاد (مكه يا مدينه) مراجعه كنند و گزارش مشروح را به قسمت «رفاه ستاد» تقديم نمايند.
بديهى است اين گزارش شامل مشخصات مجروح، راننده، وسيلۀ نقليه، زمان و مكان حادثه و مشخصات پليس و ادارۀ او مىباشد.
مسؤول رفاه ستاد بايد به «ادارۀ مرور» كه افسرش كروكى صحنه تصادف را ترسيم نموده، مراجعه نمايد و تقاضا كند طى چه شمارهاى آن حادثه ثبت شده است شماره دفتر را بگيرد و به پرونده اضافه كند ومرتب تا پايان مراسم حج، به ادارۀ مرور براى به جريان انداختن مراحل قانونى پرونده مراجعه نمايد.
در پايان، اگر بيمار همچنان بسترى است و پرونده مراحل نهايى خود را طى نكرده است، مسؤول موظف است به هنگام عزيمت به ايران، ليستى تهيه نمايد و اسامى مجروحين را با نام بيمارستانها و شمارۀ پروندۀ آنها و نام افسر و ساير مشخصات مورد نياز را ثبت و به دفتر نمايندگى سازمان در جده تحويل دهد.
پس از طى اين مراحل، دفتر نمايندگى در فرصت مناسب يكايك پروندهها را توسط مأمور خاص اين قسمت، تعقيب مىكند و نتيجۀ نهايى را به مديريت كل رفاه سازمان حج تقديم مىدارد و ادارۀ كل مراتب را به خانوادههاى آنها اعلام مىكند و اگر مجروح بر اثر شدت حادثه فوت نمايد و ورثه تقاضا كنند كه جسد متوفى به ايران حمل گردد، اقدام مىشود.
در اين صورت دفتر نمايندگى بايد از سركنسولگرى كتباً تقاضا