35راهنمايى لازم براى تماس بستگان آنان از ايران را در اختيار آنان قرار دهد.
16. تهيه و تكميل دفتر تلفن اسامى زائران جهت پاسخگويى به تلفنهايى كه از ايران مىشود. همراهداشتن اين دفترچه در عربستان ضرورى است.
17. كارت ورود. تكميل كارت ورود (بطاقه الدخول) زائران قبل از پرواز و قراردادن آنها در گذرنامه زائران به صورت دقيق و خوانا به نحوى كه تاريخ تولد فرد به ميلادى در آن درج شده باشد.
18. همراهداشتن بلندگو و باطرى و علامت كاروان از كارگزار جهت استفاده در مكانهاى مجاز در عربستان.
19. انتقال زائران به فرودگاه، 4 ساعت پيش از پرواز. مسئوليت هماهنگى انتقال زائران به فرودگاه (ايستگاههاى پروازى) از استانها و شهرهاى مختلف بر عهده مدير راهنما است.
20. تكميل صورتجلسه پرواز از مبدأ. در سه نسخه جهت ارائه به رابط استان و نماينده شركت مجرى در فرودگاه مدينه يا جده و يك نسخه نزد مدير تا پايان سفر مىماند. اعلام كتبى هرگونه تغيير ظرفيت زائران (افزايش يا كاهش آنها).
21. توزيع مدارك بين زائران. مدير قبل از پرواز، كليه مدارك زائران، شامل: گذرنامه، بليط، كارت ورود به عربستان، كارت شناسائى، و ... را در اختيار زائران قرار مىدهد. (برچسب ويژه ساك جهت درج شماره در اتاق مكه، بهتراست در مدينه تحويل زائران شود).
22. كنترل وسايل و مدارك مورد نياز طول سفر (حكم، پلاكارتهاى اتوبوسها، برنامه هفتگى، تراكتهاى پيشبينىشده،