347. گرفتن كارت شناسائى زائران از دفاتر استان و انجام گروهبندى زائران و تنظيم ليست افراد هر اتوبوس در مسيرهاى جده، مدينه، مكه و اعلام آن به زائران.
8. تنظيم دفترچه تلفن طبق حروف الفبا و درج شماره اتاقها (مكه - مدينه) شماره اتوبوس و نام آژانس.
9. انتخاب روحانى كاروان و هماهنگى با ايشان در امور مربوط به سفر.
10. تشكيل حداقل 2 جلسه با زائران. در اين جلسات كه نشستهاى عمومى كارگزار، روحانى، مدير راهنما و معاون با زائران است، مىبايست زائران به خوبى نسبت به موارد لازم برابر چك ليست (124 نكته آموزشى) توجيه و آگاه شوند.
11. تشكيل شوراى فرهنگى به مسئوليت روحانى محترم كاروان و دبيرى مدير راهنما (4 نفر زائر كه 2 نفر آن خانم باشند با تاييد روحانى كاروان)
12. همكارى با روحانى كاروان در برگزارى جلسات آموزش مناسك و مسائل شرعى به زائران.
13. انتخاب سرگروه هر اتوبوس به عنوان مسئول اتوبوس و معرفى او به زائران آن اتوبوس.
14. اخذ مدارك زائران از رابط استان. در اين مقطع مدير راهنما ازطريق كارگزار، گذرنامهها، بليطها، و آمار نهايى زائران را از رابط استان دريافت مىكند.
15. توزيع اطلاعات اسكان زائران. مدير موظف است در آخرين جلسه توجيهى زائران، شماره اتاقهاى محل اقامت در مدينه و مكه و شماره تلفن هتلها را در كارت شناسايى زائران درج نموده و