33
شرح وظايف مديران راهنما و معاونان كاروانهاى عمره
پيش از سفر
اهم وظايف مدير راهنما پيش از عزيمت به عربستان به شرح ذيل است:
1. اخذ حكم مديريت از دفتر حج و زيارت استان.
2. دقت بر عدم ثبت نام زائران بيش از تعداد اعلامشده به دليل ثابتبودن ظرفيت پلان و هتلها.
3. اخذ پلان هتل: مدير راهنما پس از اخذ پلان از كارگزار، اتاق زائران را مشخص و براى اعلام به آنها مهيا مىسازد.
4. حضور مدير راهنما در زمان ثبت نام به منظور شناخت زائران و مشاركت در امر ثبت نام.
5. درج اسامى زائران در ليست اسكان كاروان با توجه به پلان و تعداد اتاقها و درصد اتاقهاى دوتخته و سهتخته (شامل 80% دوتخته و 20% سه تخته ).
تذكر 1- قابل ذكر است كه درصد اتاقها هر سال با توجه به قرارداد عمره مشخص مىشود كه لازم است قبل از ثبت نام زائران، اطلاعات لازم در مورد تعداد اتاقها و درصد دوتخته يا سهتخته بودن آن اخذ شود.
تذكر 2- مؤسسه سعادت، ضمن ارتباط با مراجع مربوط، بايستى آخرين اطلاعات تكميلى را به كارگزاران تحويل دهد.
6. تنظيم آلبوم مصور مشخصات زائران و درج سوابق پزشكى افراد بيمار، سوابق تشرف، ايثارگرى، توانايىها در دو نسخه براى خود و روحانى كاروان جهت همراهداشتن در طول سفر.