115 تنظيم دستورالعمل براى راهنمايى و تعيين وظايف و چگونگى ثبت گزارشها؛
تهيه و طراحى فرمهاى مورد نياز و ارائه به روحانيون، معينها و معينهها و مديران كاروانها؛
تهيه نرم افزارها و برنامههاى مورد نياز سامانه؛
كنترل و رصد دائمى ثبت گزارشات و تذكر به اصلاح و تكميل؛
در مجموع 5912 گزارش از جلسات برگزار شده در سامانه ثبت نمودند. از 1391/9/10 مجدداً امكان ويرايش و تكميل و ثبت گزارشها نيز فراهم گرديد.
تا تاريخ 91/7/25، 4933 گزارش و بعد از موسم 979 گزارش در سامانه ثبت شده است.
13.3.1. برگزارى جلسات هماهنگى در كاروان
به منظور ايجاد هماهنگى در كاروان بين روحانى، مدير، پزشك، معين و معينه كاروان طى دستورالعمل اجراى آموزش زائران حج تمتع مقرر شد كه در اولين فرصت جلسه هماهنگى به منظور برگزارى جلسات و انجام فعاليتهاى آموزشى و فرهنگى برگزار و نتيجه آن در سامانه آموزش مجازى از سوى مدير، روحانى، معين و معينه ثبت شود. بر اساس گزارش ثبت شده 379 جلسه در كاروانها برگزار شده و گزارش آن ثبت گرديد كه جمعاً 751 گزارش از مدير، روحانى، معين و معينه كاروانها ثبت شده است.